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Wie kann ich: Zugriffsbeschränkungen für Inhalte in Portalen verwalten?

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Bitte beachten Sie: Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte erfordern ein Administratorprofil und sind auf Konsumenten- sowie Redakteursprofilen ohne erweiterte Rechte nicht verfügbar.

Canto hat drei Optionen, um die Verfügbarkeit von Inhalten in öffentlichen und privaten Portalen einzuschränken. Jede Option hat ihre eigenen Vorteile und kann einzeln oder in Kombination verwendet werden, um volle Kontrolle über die Verfügbarkeit Ihrer Assets zu gewährleisten. Die Effektivität der Zugangsbeschränkung hängt von der bestehenden Ordnerstruktur, und den individuellen Einstellungen von übergeordneten Ordnern und deren Unterordnern ab.

Im Reiter "Inhalt" der Portaleinstellungen sind übergeordneten Ordner an dem Löschen-Symbol auf der rechten zu erkennen.

Unterordner werden unter diesen eingerückt angezeigt, und sind mit dem Eingeblendet- oder Ausgeblendet-Symbol versehen.


Ordner oder Alben ausblenden

Die einfachste Methode zur Einschränkung von Inhalten besteht darin, sie über die Portaleinstellungen auszublenden. Diese Methode funktioniert nur für Unterordner und Alben, während übergeordnete Ordner nicht ausgeblendet werden können. Ausgeblendete Ordner und Alben sind für jeden Benutzer unsichtbar, unabhängig von dessen Rolle oder Zugriffsrechten. Dies gilt auch für alle Inhalte innerhalb eines ausgeblendeten Ordners.

Um Inhalte auszublenden, befolgen Sie zuerst die Schritte im Artikel "Wie kann ich: Ein bestehendes Portal bearbeiten?". Sobald Sie sich in den Portaleinstellungen befinden, wählen Sie den Reiter "Inhalt".

Hier wird Ihnen eine Liste der derzeit im Portal vorhandenen Ordner und Alben angezeigt. Um diese auszublenden, klicken Sie auf das Inhalt ausblenden-Symbol auf der rechten Seite. Es wird nun das Inhalt anzeigen-Symbol angezeigt, was andeutet, dass das Objekt im Portal nicht mehr sichtbar ist.

Die Portaleinstellungsseite - die "Inhalt ausblenden/anzeigen"-Symbole sind hervorgehoben.

Bitte beachten Sie: Die Option "Benutzern Zugriff auf eingeschränkte Ordner und Alben gewähren" gilt nicht für ausgeblendete Ordner oder Alben, da diese zwar

Zugriffsbeschränkte Ordner und Alben zu einem Portal hinzufügen

Ordner und Alben, welche in der Hauptbibliothek mit einer Zugriffsbeschränkung versehen wurden – besuchen Sie den Artikel "Zugriff auf Ordner und Alben beschränken", um mehr über diese Funktion zu erfahren – haben die gleiche Zugriffsbeschränkung auch in einem Portal. Dies kann abgestellt werden, indem Sie im Reiter "Inhalt" die Option "Benutzern Zugriff auf eingeschränkte Ordner und Alben gewähren" aktivieren. Wenn diese ausgewählt ist, sind zugriffsbeschränkte Ordner und Alben im entsprechenden Portal für alle Nutzer verfügbar, ohne dass deren Einschränkungen in der Hauptbibliothek geändert werden müssen.

Der Reiter "Inhalt" der Portaleinstellungsseite - die Option um Nutzern Zugriff auf beschränkte Ordner und Alben zu gewähren ist hervorgehoben.

Die Art des Portals bestimmt, wie sich zugriffsbeschränkte Inhalte verhalten. In öffentlichen Portalen werden zugriffsbeschränkte Inhalte nicht angezeigt, so als ob diese über den Reiter "Inhalt" in den Portaleinstellungen ausgeblendet wurden. In privaten Portalen gleicht deren Verhalten dem der Hauptbibliothek und sie können nur von Nutzern mit den entsprechenden Rechten gesehen werden.

Bei der Verwaltung der Inhalte Ihres Portals sind zugriffsbeschränkte Ordner am Ordner mit Zugriffsbeschränkung-Symbol und eingeschränkte Alben mit dem Album mit Zugriffsbeschränkung-Symbol gekennzeichnet.

Bitte beachten Sie: Übergeordnete Ordner geben ihre Zugriffsbeschränkung nicht an darin enthaltenen Unterordner und Alben weiter. Im nachfolgenden Bild hat nur der "Beispielordner" eine Zugriffsbeschränkung. Wenn dessen Inhalte – das "Beispielalbum" oder der "Zweiter Beispielordner" – separate zum Portal hinzugefügt werden, unterliegen diese nicht der Zugriffsbeschränkung und sind für jeden Benutzer des Portals zugänglich.

Das "Inhalt Bearbeiten"-Overlay im Reiter "Inhalt" auf der Portaleinstellungsseite - ein Ordner mit Zugriffsbeschränkung ist hervorgehoben.

Den Genehmigungsstatus eines Assets anpassen

Standardmäßig werden in Portalen nur Assets mit dem Status "Genehmigt" angezeigt. Um dies zu ändern, folgen Sie zuerst den Schritten im Artikel "Wie kann ich: Ein bestehendes Portal bearbeiten?". In den Portaleinstellungen sollten Sie im Reiter "Informationen" den Bereich "Genehmigungsstatus" sehen können.

Hier werden die drei in Canto enthaltenen Standardoptionen für den Status eines Assets angezeigt, sowie alle von Ihnen erstellten Varianten. Um Assets mit einem bestimmten Status in Ihr Portal anzuzeigen, wählen Sie das Kontrollkästchen daneben aus. Um Assets zu verstecken, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Sollte kein Genehmigungsstatus ausgewählt sein, wenn Sie die Änderungen an einem Portal speichern, wird diese auf den Status "Genehmigt" zurückgesetzt.

Ein Genehmigungsstatus funktioniert in einem Portal genau so, wie auch in der Hauptbibliothek. Um mehr über die verfügbaren Statusoptionen – und wie diese mit verschiedenen Benutzerrollen interagieren – zu erfahren, besuchen Sie bitte den Artikel "Optionen für den Genehmigungsstatus"

Bitte beachten Sie: Sollte ein Asset nicht in einem Portal angezeigt werden, kann dies am Genehmigungsstatus des Assets liegen. Während es möglich ist, dies durch das Hinzufügen des jeweiligen Genehmigungsstatus zum entsprechenden Portal zu beheben, kann es stattdessen sicherer sein, den Status des Assets über die Vorschau- oder Informationsseite zu aktualisieren. Wenn mehrere Assets aktualisiert werden müssen, befolgen Sie bitte die Schritte im Artikel "Stapelverarbeitung".

Das folgende Video enthält eine kurze Demonstration dieser Schritte.

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