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Bitte beachten Sie: Die in diesem Artikel aufgeführten Aktionen erfordern das Recht "Nachweise verwalten". Für weitere Informationen, besuchen Sie bitte den Artikel "Genehmigungs-Hub-Rollen – Übersicht". |
Entwurfs-Besitzern erstellen und verwaltet Entwürfe und haben volle Kontrolle darüber haben, wer als Prüfer eingeladen wird und wie die Prüfung abläuft. Sobald ein Entwurf geprüft wurde, ist der Besitzer auch dafür verantwortlich, die nächste Version des Entwurfes bereitzustellen..
Entwürfe erstellen
Im Genehmigungs-Hub, auf den Sie über den App-Switcher zugreifen können, Klicken Sie den Knopf .
Erste Assetauswahl
Nutzen Sie das neue Fenster, um Assets aus der Hauptbibliothek, Ihren persönlichen Sammlungen, dem Ordner "Nicht zugeordnet", einem Ihrer Arbeitsbereiche oder von Ihrem lokalen Laufwerk auszuwählen. Klicken Sie die Reiter , um zu den verschiedenen Bereichen zu gelangen, oder öffnen Sie die Ordner und Alben, indem Sie auf deren Symbole klicken. Um ein Asset auszuwählen, klicken Sie auf das Kästchen neben der Miniaturansicht. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "Assets hinzufügen".
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Bitte beachten Sie: Assets werden als Kopien zu Entwürfen hinzugefügt und werden von Änderungen am Original, oder von dessen Zugriffsbeschränkungen oder Genehmigungsstatus nicht beeinflusst. Dies erlaubt es Prüfern und Genehmigern, unabhängig von deren Benutzerrolle und Zugriffsrechten, Assets in einem Entwurf einzusehen, die normalerweise nicht zugänglich wären. Assets, die direkt in einen Entwurf aus dem lokalen Speicherort hochgeladen wurden, sind ausschliesslich im Entwurf gespeichert, jedoch nicht in der Canto Bibliothek.
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Bitte beachten Sie: Nur Assets die den folgenden Bedingungen entsprechen, können zu einem Entwurf hinzugefügt werden.
Unterstützte Dateiformate
Schließen
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Entwurfsdetails
Geben Sie einen Namen für den Entwurf ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus. Optional können Sie auch eine Erinnerung einrichten und eine Nachricht für die Prüfer hinzufügen ①.
Sie jetzt auch weitere Assets zum Entwurf hinzufügen oder von diesem entfernen ②. Jedes Mal, wenn Sie Assets auf diese Weise hinzufügen, können Sie ein anderes Quellalbum auswählen.
Als Nächstes, wählen Sie aus wie viele Schritte die Prüfung des Entwurfs haben soll.
Schritte
Schritte erlauben es Ihnen, den Prüfungsablauf so aufzuteilen, dass verschiedene Teams an verschiedenen Stellen der Prüfung eingeladen werden. Jeder Entwurf hat standardmäßig mindestens einen, abschließenden Schritt, dem nur ein Genehmiger zugewiesen werden kann.
Um weitere Schritte und Prüfer hinzuzufügen, klicken Sie den Knopf "Add Step" ③. Ein Entwurf kann beliebig viele Schritte haben, und jeder Schritt kann einen Namen haben um diesen einfacher zu identifizieren.
Benutzen Sie das Feld "Prüfer hinzufügen" ④ um die Benutzerliste Ihres Tenants nach dem Namen des Nutzers, den Sie als Prüfer hinzufügen wollen, zu durchsuchen. Es können beliebig viele Prüfer zu einem Schritt hinzugefügt werden und derselbe Benutzer kann mehreren Schritten zugewiesen werden. for the name of the user you want to add as a Reviewer. Um einen Prüfer zu entfernen, klicken Sie das rechts neben dem Namen.
Nachdem Sie einen Prüfer hinzugefügt haben, verwenden Sie das Auswahlfeld ⑤ neben dessen Namen um die Rolle des Prüfers festzulegen. Für weitere Informationen, besuchen Sie bitte den Artikel "Genehmigungs-Hub-Rollen – Übersicht".
Wiederholen Sie diesen Ablauf bis jedem Schritt Prüfer zugewiesen wurde und der letzte Schritt einen Genehmiger hat. Anschließend klicken Sie auf "Entwurf erstellen" ⑥.
Der Genehmigungs-Hub versendet nun die Einladungen an die Prüfer, die dem ersten Schritt zugewiesen sind. Sobald diese ihr Feedback abgegeben haben, geht die Überprüfung zum nächsten Schritt über und die nächste Runde von Einladungen wird versendet. So wird sichergestellt, dass Benutzer nur in der für sie relevanten Phase benachrichtigt werden, was einen strukturiertere Überprüfung ermöglicht.
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Bitte beachten Sie: Schritte die keinen Erforderlichen Prüfer haben werden als optional betrachtet, was bedeuted dass diese gleichzeitig mit dem nächsten erforderlichen Schritt aktiviert werden. Wenn ein Entwurf mehrere Schritte hat, aber keiner der Schritte einen Erforderlichen Prüfer enthält, dann ist der einzige erforderliche Schritt die Genehmigung. Wenn der Entwurf eingestellt wird, erhält jeder Prüfer in den optionalen Schritten die Einladung zur gleichen Zeit wie der Genehmiger. Dies erlaubt es dem Genehmiger eine endgültige Entscheidung für den Entwurf zu treffen, ohne dass dieser auf die Entscheidungen der nicht-erforderlichen Prüfer warten muss. Es wird daher empfehlenswert, dass jedem Schritt mindestens ein Erforderlicher Prüfer zugewiesen wird. |
Entwürfe bearbeiten
Im Genehmigungs-Hub, klicken Sie rechts neben dem zu löschenden Entwurf und wählen Sie "Entwurf Bearbeiten".
Sie können nun den Namen, das Fälligkeitsdatum, die Erinnerung und die Prüfernachricht anpassen.
Während Sie Schritte aktualisieren können, ist dies nur für Schritte möglich, die noch nicht abgeschlossen sind. Abgeschlossene Schritte werden gesperrt um sicherzustellen, dass bereits abgegebene Kommentare und Entscheidungen verfügbar bleiben.
Für jeden offenen Schritt kann die Anzahl und die Rolle der zugewiesenen Prüfer aktualisieren werden. Ebenso kann der gesamten Schritt mit einem klick auf das Symbol entfernt werden. Es ist nicht möglich, weitere Schritte hinzuzufügen.
Für den letzten Schritt können Sie auch den Genehmiger aktualisieren.
Wenn Sie all Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Entwurf Aktualisieren" in der rechten unteren Ecke.
Entwürfe löschen
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Bitte beachten Sie: Benutzer mit dem Recht "Entwürfe verwalten" können jeden Entwurf im Genehmigungs-Hub einsehen, unabhängig davon wer diesen erstellt hat. Da gelöschte Entwürfe nicht wiederherstellbar sind, sollte vor dem Löschen immer der Name des Besitzers und Titel des Entwurfs geprüft werden. Das Löschen eines Entwurfs hat keine Auswirkungen auf die Assets in Ihrer Bibliothek. |
Im Genehmigungs-Hub, klicken Sie rechts neben dem zu löschenden Entwurf und wählen Sie "Löschen".
Klicken Sie anschließend auf "Ja", um den Entwurf permanent zu löschen.