Dieser Artikel erklärt, wie DSGVO-Betroffenenrechte in Canto gelten und welche Maßnahmen Administratoren und Benutzer ergreifen können, um diese wahrzunehmen.

Die vollständigen rechtlichen Dokumente von Canto finden Sie in der Datenschutzrichtlinie und im Trust Center.

Welche personenbezogenen Daten speichert Canto über Benutzer?

Canto speichert die folgenden Daten für jedes Benutzerkonto:

• Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotos, Videos)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräteinformationen, IP-Adressen

Ihre Rechte gemäß DSGVO

Als betroffene Person haben Sie die folgenden Rechte. Die Tabelle unten erläutert, was jedes Recht im Kontext von Canto bedeutet.

Wenn Sie ein Administrator sind

Administratoren sind für die Verwaltung von Benutzerkonten und Daten in ihrem Canto-Tenant verantwortlich. Die folgenden Anleitungen behandeln die Aktionen, die Administratoren am häufigsten als Reaktion auf DSGVO-Betroffenenanfragen durchführen müssen.

Wie kann ein Benutzer erfahren, welche Daten Canto über ihn speichert?

Weisen Sie den Benutzer auf seine Profilseite hin. Diese ist erreichbar, indem er oben rechts in der Canto-Oberfläche auf das Profilsymbol klickt und Profil auswählt. Auf dieser Seite werden die personenbezogenen Daten angezeigt, die Canto für sein Konto gespeichert hat, einschließlich Name, E-Mail-Adresse und aller optionalen Profilfelder, die ausgefüllt wurden.

Wie kann ein Benutzer seine personenbezogenen Daten ändern?

Benutzer können ihren Namen und optionale Profilfelder direkt auf ihrer Seite Profil aktualisieren. E-Mail-Adressen können nur von einem Administrator geändert werden. So aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse eines Benutzers:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer.
2. Suchen Sie den Benutzer in der Liste und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um ihn zu bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie das Feld E-Mail-Adresse im sich öffnenden Overlay.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Siehe Benutzer bearbeiten für vollständige Anweisungen.

Wie kann ein Benutzer seine personenbezogenen Daten oder Bibliotheks-Metadaten exportieren?

Für Bibliotheks-Metadaten (Asset-Metadaten aus der Bibliothek, einem Ordner oder einem Album) verwenden Sie die Funktion Metadaten-Export:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Links & Verbindungen → Metadaten-Export.
2. Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie auf Als CSV exportieren.
3. Canto erstellt die Datei und sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Download-Link, sobald sie fertig ist.

Siehe Anleitung: Metadaten exportieren für vollständige Anweisungen, einschließlich des Exports eines bestimmten Ordners oder Albums.

Benutzer können auch direkt aus der Hauptbibliothek auf ihre eigenen Assets zugreifen und diese herunterladen. Einzelne Assets können über das Download-Symbol auf einem Thumbnail oder auf der Vorschauseite heruntergeladen werden; mehrere Assets können ausgewählt und als ZIP-Archiv heruntergeladen werden. Siehe Dateien herunterladen und Erweiterte Download-Optionen für vollständige Anweisungen.

Wie lösche ich ein Benutzerkonto zur Erfüllung einer Löschanfrage?

Um die personenbezogenen Daten eines Benutzers dauerhaft aus Canto zu entfernen, müssen Sie dessen Benutzerkonto löschen. Nach der Löschung werden Name, E-Mail-Adresse und Profildaten des Benutzers dauerhaft aus den Canto-Aufzeichnungen entfernt.

Assets, die der Benutzer vor der Löschung hochgeladen hat, werden nicht entfernt—sie verbleiben in der Bibliothek, werden jedoch anonymisiert: Die Zuordnung wird von dem Namen des Benutzers auf „Entfernter Benutzer" geändert. Alle geteilten Kollektionen, die der Benutzer erstellt hat, werden gleichzeitig mit dem Konto gelöscht.

So löschen Sie einen Benutzer:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer.
2. Suchen Sie den Benutzer in der Liste und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol rechts neben seinem Namen.
3. Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Siehe Benutzer löschen für vollständige Anweisungen.

Wie lösche ich Assets, die ein Benutzer hochgeladen hat?

Wenn eine betroffene Person die Löschung bestimmter von ihr hochgeladener Assets beantragt, suchen Sie diese mithilfe des Filtermenüs:

1. Öffnen Sie die Hauptbibliothek und blenden Sie das Filtermenü ein, indem Sie oben rechts auf das Filtersymbol klicken.
2. Erweitern Sie den Abschnitt Hochgeladen von und wählen Sie den betreffenden Benutzer aus. Die Galerie wird aktualisiert und zeigt nur dessen Assets an.
3. Wählen Sie die Assets aus und löschen Sie sie. Gelöschte Assets werden in den Papierkorb verschoben und dort 30 Tage lang aufbewahrt, bevor sie dauerhaft gelöscht werden.
4. Um sie sofort dauerhaft zu löschen, öffnen Sie den Papierkorb (unten in der Ordnerstruktur), suchen Sie die Assets bei Bedarf mit dem Filter Gelöscht von und klicken Sie dann in der Spalte Aktionen auf das Symbol für die dauerhafte Löschung.

Siehe Anleitung: Filter für vollständige Anweisungen zum Filtermenü und Anleitung: Assets, Ordner und Alben aus dem Papierkorb wiederherstellen für Anweisungen zur Verwaltung des Papierkorbs.

Wie schließe ich einen Canto-Tenant dauerhaft?

Um den Canto-Tenant Ihrer Organisation vollständig zu schließen—zum Beispiel bei Vertragsende—wenden Sie sich an den Canto-Kundendienst oder Ihren Account Manager, um das Kündigungsverfahren einzuleiten. Die Fristen für die Datenlöschung nach Vertragsende sind in Ihrer Datenverarbeitungsvereinbarung festgelegt. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um Einzelheiten zu erfahren.

Wenn Sie ein Benutzer sind

Die folgenden Anleitungen erklären, wie einzelne Canto-Benutzer ihre eigenen DSGVO-Rechte wahrnehmen können, ohne einen Administrator kontaktieren zu müssen.

Wie kann ich die personenbezogenen Daten einsehen, die Canto über mich speichert?

Klicken Sie oben rechts in der Canto-Oberfläche auf Ihr Profilsymbol und wählen Sie Profil aus. Auf dieser Seite werden die personenbezogenen Daten Ihres Kontos angezeigt, einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und aller Profilfelder, die Sie ausgefüllt haben.

Wie kann ich meine personenbezogenen Daten in Canto ändern?

Sie können Ihren Namen und optionale Profilfelder direkt auf Ihrer Seite Profil aktualisieren. Um Ihre E-Mail-Adresse zu ändern, wenden Sie sich an Ihren Canto-Administrator—E-Mail-Adressen können nur von einem Administrator aktualisiert werden.

Wie kann ich eine Kopie meiner personenbezogenen Daten anfordern?

Sie können jederzeit direkt aus der Hauptbibliothek auf Ihre eigenen Assets zugreifen und diese herunterladen. Um einzelne Assets herunterzuladen, klicken Sie auf das Download-Symbol auf einem Thumbnail oder in der Vorschau. Um mehrere Assets gleichzeitig herunterzuladen, wählen Sie diese aus und klicken Sie oben rechts auf das Download-Symbol; Canto verpackt sie in ein ZIP-Archiv. Siehe Dateien herunterladen für vollständige Anweisungen.

Wie kann ich meine personenbezogenen Daten dauerhaft löschen lassen?

Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn Ihr Benutzerkonto gelöscht wird. Um die Löschung zu beantragen, bitten Sie Ihren Canto-Administrator, Ihr Konto unter Einstellungen → Benutzer & Gruppen → Benutzer zu löschen.

Nach der Löschung Ihres Kontos werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Profildaten dauerhaft entfernt. Assets, die Sie vor der Löschung hochgeladen haben, verbleiben in der Bibliothek, werden jedoch anonymisiert—sie werden statt mit Ihrem Namen mit „Entfernter Benutzer" zugeschrieben. Kollektionen, die Sie geteilt haben, werden zusammen mit Ihrem Konto gelöscht.

Was Löschung in Canto bedeutet

Das Verständnis der Löschvorgänge in Canto ist für Administratoren wichtig, die DSGVO-Löschanfragen bearbeiten.

• Löschung des Benutzerkontos: Dauerhaft und sofortig. Personenbezogene Daten (Name, E-Mail, Profilfelder) werden aus den Canto-Aufzeichnungen entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Asset-Löschung: Assets, die aus der Hauptbibliothek gelöscht werden, werden in den Papierkorb verschoben und dort 30 Tage lang aufbewahrt. Sie können in diesem Zeitraum wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen werden sie dauerhaft und automatisch gelöscht. Administratoren können Assets auch jederzeit vor Ablauf der 30-Tage-Frist dauerhaft aus dem Papierkorb löschen.
• Aufbewahrung von Backups: Canto bewahrt Backups 30 Tage nach der Löschung oder Vertragskündigung auf. Danach werden Backups dauerhaft gelöscht.
• Vertragskündigung: Alle Kundendaten werden 30 Tage nach dem Vertragsende aus den Canto-Systemen gelöscht.