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Mit Canto Workflows können Sie Aufgaben erstellen, diese Mitgliedern Ihres Teams zuweisen und ihre Erledigung kontrollieren.


Hinweis: Workflows sind ein zusätzliches Feature von Canto. Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren Account Manager, um dieses Feature freischalten zu lassen.


Workflow erstellen

So erstellen Sie einen Workflow:

  1. Wählen Sie im Benutzermenü Workflows. Die Workflow-Seite wird angezeigt.
  2. Klicken Sie Neu. Die Seite Workflow erstellen wird angezeigt.
  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein. Legen Sie ein Startdatum fest. Der initiale Status wird automatisch vergeben.
  4. Klicken Sie Add Task, um eine Aufgabe für den Workflow zu definieren. Der Dialog Aufgabe erstellen wird angezeigt.
  5. Geben Sie der Aufgabe einen Namen und ein Fälligkeitsdatum.
  6. Fügen Sie ein Album hinzu, das bearbeitet werden soll.
  7. Fügen Sie den oder die Mitglieder (Benutzer) hinzu, die die Aufgabe erledigen sollen.
    Benutzer können in den Rollen Mitglied oder Freigebende Person hinzugefügt werden. Teilnehmer können an der Aufgabe arbeiten und Kommentare abgeben, Freigebende Personen können außerdem die Aufgabe als erledigt markieren. Als Administrator können Sie die Rollen eines Benutzers jederzeit ändern.
  8. Klicken Sie Speichern, um die Aufgabe zu erstellen.
  9. Erstellen Sie weitere Aufgaben, bis der Workflow vollständig definiert ist. 
  10. Klicken Sie Speichern (rechts oben), um die Erstellung des Workflows abzuschließen.


Workflow duplizieren

  1. Wählen Sie im Benutzermenü Workflows.
    Die vorhandenen Workflows werden aufgelistet.
  2. Klicken Sie das Duplizieren-Symbol bei dem Workflow, den Sie duplizieren wollen.
    Der duplizierte Workflow hat zunächst die gleichen Einstellungen wie der ursprüngliche.
  3. Passen Sie den duplizierten neuen Workflow Ihrem Bedarf an. Sie können den Namen, die Beschreibung und das Startdatum ändern. Zudem können Aufgaben geändert, gelöscht und neu erstellt werden.
  4. Klicken Sie Speichern, um die Konfiguration des Workflows abzuschließen.


Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen

Als Administrator erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Folgendes passiert:

  • Workflow wurde abgeschlossen
  • Workflow wurde erstellt
  • Workflow wurde gelöscht
  • Workflow-Aufgabe hat einen neuen Kommentar
  • Neues Mitglied zur Workflow-Aufgabe hinzugefügt
  • Workflow-Aufgabe kurz vor Fälligkeitsdatum
    - ein Tag vor dem Fälligkeitsdatum
  • Workflow-Aufgabe ist überfällig
  • Workflow-Aufgabe bearbeitet (Statusänderung)