Eine durchdachte Ordner- und Alben-Struktur kann die Suche nach relevanten Inhalten erheblich erleichtern. Eine solche Struktur ist etwas ganz anderes als die tief verschachtelten Ordner, die man aus früheren Bibliotheken kennt.


Eine reine Ordner-Struktur bei der in jedem Ordner immer wieder neue Ordner stecken, erfordert meist eine Vielzahl von Klicks, bis man endlich das findet, was man sucht.


Mit einer sorgfältig vorbereiteten Ordner- und Alben-Struktur können solche tief verschachtelten Hierarchien vermieden werden.


Was ist also die optimale Vorgehensweise beim Einrichten einer Ordner- und Alben-Struktur?

  1. Sortieren Sie ihre Ordner nach Gruppen (wie Lebensmittel, Sport, Abteilung, ...), nach Datum (Jahr, Quartal, Monat, ...), Status (Entwurf, Fertig, Archiv) – lauter hilfreiche Unterteilungen, wenn es darum geht, große Mengen von Daten in kleinere, besser handhabbare Pakete zu schnüren.
  2. Ordner und Alben unterscheiden sich folgendermaßen: Ordner können andere Ordner und Alben enthalten, Alben können nur Dateien. Wichtig: Dateien können nicht direkt in einem Ordner abgelegt werden. Vielmehr muss ein Ordner ein Album enthalten, in dem dann die Dateien liegen. 
  3. Halten Sie die Ordner möglichst schlank und begrenzen Sie die Anzahl der erhaltenen Alben. Mit höchstens 20 - 30 Alben pro Ordner behalten Sie leichter die Übersicht.
  4. Für Ordner, die mehr als 20 - 30 Alben enthalten, bieten sich Kategorien als weitere Möglichkeit an. Bei großen Mengen von Assets helfen Kategorien, zusammen mit zusätzlichen Suchkriterien und Filtern, ein möglichst präzises Suchergebnis zu erhalten.
  5. Vermeiden Sie es, Ordnern und Alben die gleichen Namen zu geben wie den Kategorien. Mehrfach vergebene Namen führen immer zu Inkonsistenzen und machen ihre Suchergebnisse unzuverlässig.